Les bonnes pratiques communément admises doivent être adaptées au contexte de l’entreprise et de chacun des services concernés par les futurs recrutements.

Culture RH propose d’ailleurs une checklist qui donne un bon aperçu des do’s & don’t lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur. Chez Teelt, nous avons l’habitude d’accompagner nos clients sur les aspects pratiques autant que sur les problématiques managériales à ne pas négliger pour réussir l’onboarding RH des nouveaux collaborateurs.

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Tout d’abord, les aspects pratiques

Les aspects pratiques font partie des toutes premières conditions d’un onboarding réussi. Ceux-ci sont d’ailleurs fréquemment cités dans de nombreux articles sur le sujet, ainsi qu’au sein de la rubrique Informations Employeur de Pôle Emploi.

Chez Teelt, il s’agit de ce que nous considérons comme les fondations du processus. Ces aspects pratiques constituent le point de départ d’une volonté d’embaucher dans les meilleures conditions et il faut donc garder à l’esprit que ce parcours devra être personnalisé, en fonction du poste pourvu.

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> Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur

L’arrivée d’un nouveau collaborateur ne peut pas seulement être annoncée : elle doit être précisée

Les nom et prénom de la personne, son poste, le service au sein duquel elle sera intégrée, le périmètre de sa mission : autant d’informations qui permettront à vos équipes de se préparer à accueillir une nouvelle recrue autant qu’à la rassurer sur le champ d’action de ce poste, s’il est nouvellement créé ou qu’il a été vacant un moment.

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> Prévoir un espace dédié

Rien de pire que de perdre 1 à 2 heures lors de son premier jour pour trouver un ordinateur avec des équipements, faire les mises à jour et installer les logiciels métiers, indispensables pour démarrer. Un équipement prêt à l’utilisation est un signal fort pour une nouvelle recrue : elle est attendue !

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> Désigner un ou plusieurs interlocuteurs

Pour que votre nouveau collaborateur soit assuré de toujours avoir un interlocuteur disponible, il faudra très probablement désigner plusieurs personnes référentes. L’agenda du mentor principal ne lui permettra peut-être pas de se libérer aussi souvent que souhaité, alors même que son rôle est décisif, comme le précise Business2Community.

N’hésitez pas à présenter des membres d’autres services, que vous aurez identifiés au préalable, afin de vous assurer que votre nouveau collaborateur ait toujours quelqu’un à qui s’adresser s’il a une question.

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> Un Welcome Pack

Le Welcome Pack doit ressembler à votre entreprise et contenir un ensemble d’accessoires qui serviront au quotidien de votre nouvelle recrue. Au-delà du geste, il s’agit aussi de transmettre des symboles d’appartenance à votre entreprise !

Le bloc-notes ou le tee-shirt de l’entreprise font partie des must have. Il faut aussi réfléchir à ce qui vous distingue particulièrement. Si vous êtes une agence de communication, peut-être que votre Welcome Pack contiendra un assortiment de stickers hashtag, ou un ouvrage de Paul Arden.

Et moins pratiques… mais tout aussi essentiels !

Préparer une intégration, c’est aussi prendre en compte l’environnement actuel de votre entreprise et ce que vos collaborateurs pourront mettre en œuvre pour que l’onboarding se déroule dans de bonnes conditions. Moins faciles à analyser, mais tout aussi essentiels, les aspects managériaux ne devront pas être laissés de côté !

> La période d’intégration n’est pas la période d’essai

La période d’essai est un marqueur contractuel, qui n’est pas lié à la période d’intégration.

Chez Teelt, nous partons du principe que l’entreprise ainsi que le nouveau collaborateur doivent être dans les meilleures dispositions pour que l’onboarding et donc le recrutement soient un succès. La période d’intégration est donc complètement indépendante.

> Anticiper les gaps intergénérationnels

Il est parfois difficile pour un collaborateur présent depuis de nombreuses années dans l’entreprise d’accepter l’arrivée de nouveaux collaborateurs sur des postes qui vont de manière directe ou indirecte, impacter son travail quotidien.

Une bonne relation est la clé de voûte d’une productivité optimisée et acceptée par tous : il est donc important de préciser les missions de chacun, d’expliquer les grandes lignes stratégiques de l’entreprise, les plans d’actions et de recrutement qui en découlent. Sans oublier que les collaborateurs avec le plus d’expérience ont acquis un savoir-faire et une culture d’entreprise qui sont précieux, et qu’il faudra valoriser auprès des plus jeunes 😉

> Prendre en compte la nature du poste

Un poste au service informatique aura un onboarding différent d’un poste commercial.

Veiller à préparer un onboarding cohérent et pertinent pour un nouveau collaborateur est le signe d’une attention spécifique à sa mission et donc à ses objectifs. La pertinence de l’onboarding est une incitation à considérer avec sérieux les objectifs à atteindre.

> Maintenir le dialogue (sans pression au départ)

En termes de dialogue, les premiers jours sont assez faciles lors d’un onboarding : l’arrivée est nouvelle, le nouveau collaborateur, en phase d’observation, n’hésite pas à solliciter son mentor ou son référent. Sans pression, le dialogue ne doit pas s’étioler au fil du temps, pour ne devenir que des briefs rapides par mail. Même sans être formalisés, des temps d’échange doivent être systématisés : devant la machine à café, avant la pause déjeuner, ou lors d’un entretien, le dialogue doit être constant afin de bâtir un onboarding dans la confiance.

> Évaluer, avec bienveillance

Si l’évaluation peut être suivie au sein de notre plateforme d’onboarding, elle ne doit pas occulter l’évaluation de l’intelligence émotionnelle. Comment se passent les relations dans l’équipe ? Que pensent vos collaborateurs des premiers jours de la nouvelle recrue ? Ont-ils remarqué des points sur lesquels des précisions doivent être apportées ? Autant de questions qui devront être posées pour fixer un cadre bienveillant, productif et au sein duquel chacun se sent à son aise.

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Enfin, les infos que l’on oublie trop souvent et qui ont toute leur importance

> Communiquer le code de la porte d’accès

> Indiquer où se trouve le matériel commun (papier, cartouches, stylos, etc.)

Vous savez tout (ou presque) pour préparer votre prochain onboarding. Il ne vous reste plus qu’à choisir une plateforme pour le gérer. On vous fait une démo ?

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