Histoire de l'onboarding RH : une pratique récente devenue centrale et stratégique en 2024
Sommaire
- Introduction à l'onboarding RH
- L'origine et l'évolution historique de l'onboarding
- L’onboarding est devenu l’enjeu RH du 21ème siècle !
- La marque employeur est née, vive l'onboarding !
- L’onboarding comme outil d’anticipation pour gérer les dynamiques d’équipes
- Les bonnes pratiques de l'onboarding en 2024
- FAQ sur l'onboarding RH
Introduction à l'onboarding RH
Si vous avez déjà lu nos précédents articles, vous connaissez sûrement les différentes étapes d'un onboarding réussi. Mais au-delà de ces étapes, l'onboarding RH représente aujourd'hui un enjeu stratégique majeur pour les entreprises, particulièrement dans un contexte de guerre des talents et de transformation digitale.
Définition de l'onboarding RH
L'onboarding RH, également appelé intégration des collaborateurs, désigne l'ensemble des processus et pratiques mis en place pour accueillir, former et intégrer les nouveaux employés dans une organisation. Cette démarche englobe aussi bien les aspects administratifs que culturels et relationnels.
L'origine et l'évolution historique de l'onboarding
Mais savez-vous d’où vient cette notion ? Dans quel contexte est-elle apparue dans le vocabulaire de la gestion des Ressources Humaines.
Il y a plusieurs dizaines d'années, la gestion des Ressources Humaines et les processus de recrutement étaient bien différents de ceux que nous connaissons aujourd’hui : le marché du travail a évolué en se digitalisant fortement, la technologie a permis aux outils de travail d’être plus performants et le télétravail s’est peu à peu démocratisé. De nouveaux métiers sont apparus, dans le secteur de la tech notamment, avec de nouveaux usages. Au cœur de ce monde du travail devenu chaque jour plus innovant, l’intégration de nouveaux salariés est devenue un point d’attention particulier.
Aujourd’hui, de nombreuses plateformes d’onboarding RH existent. Pourtant, au tout début des années 2000, les outils étaient rares voire inexistants.
D’où vient cet engouement ?
Les grandes étapes de l'évolution de l'onboarding
- 1979 : Première conceptualisation par Van Maanen et Schein
- Années 1980 : Emergence des premières recherches sur la socialisation organisationnelle
- Années 1990 : Début de la digitalisation et nouveaux enjeux d'intégration
- Années 2000 : Développement des premiers outils d'onboarding
- 2020-2024 : Transformation digitale accélérée et onboarding hybride
L’onboarding est devenu l’enjeu RH du 21ème siècle !
L’onboarding est un concept somme toute assez récent : il a été évoqué tout d’abord par deux chercheurs (Van Maanen et Schein) en 1979.
A cette époque, une série de pratiques est identifiée afin de faciliter ce qui est encore appelée la socialisation dans les organisations. Plusieurs chercheurs proposent alors des modèles afin d’identifier les bonnes pratiques. Ces travaux font également suite à plusieurs publications sur le sujet de la qualité de vie au travail, au sein desquelles la corrélation entre efficacité au travail et qualité de vie au travail est soulignée.
Tactiques individuelles, pratiques managériales, procédures institutionnalisées ou bien individualisées : la recherche sur le sujet est le reflet d’un questionnement nouveau. Et il prend de l’ampleur sur un marché du travail qui connaît des mutations au tout début des années 1970, avec les premiers chocs pétroliers.
Au tout début des années 90, à l’aube de la révolution numérique, de nouvelles questions émergent : comment intégrer une nouvelle recrue dans un environnement digitalisé ? Quel équilibre pour concilier qualité de vie au travail et efficacité ? Sur un marché de l’emploi concurrentiel, comment développer une marque employeur qui fait sens pour les jeunes diplômés ?
L’onboarding devient un enjeu RH prioritaire.
Les piliers modernes de l'onboarding
- L'expérience collaborateur
- Parcours personnalisé
- Accompagnement sur mesure
- Feedback continu
- La digitalisation des processus
- Plateformes d'onboarding
- Outils collaboratifs
- Automatisation des tâches administratives
- L'alignement culturel
- Transmission des valeurs
- Intégration sociale
- Compréhension de la culture d'entreprise
La marque employeur est née, vive l'onboarding !
Une question fondamentale se pose alors : comment séduire de nouveaux talents ? Les startups se développent et attirent aussi de plus en plus de talents. Tout l’enjeu est donc de faire en sorte que l’entreprise soit attractive pour les candidats. Et une fois qu’ils postulent, de construire un parcours pour les intégrer dans l’entreprise afin qu’ils y restent durablement.
La marque employeur est un des atouts principaux de cette stratégie, qui a pour objectif d’attirer de nouveaux talents.
Se positionner avec une marque, c’est aussi entrer sur un marché concurrentiel, se confronter à d’autres marques employeurs. Et contrairement au marketing produit, qui est adressé à une typologie de client - en B2B ou en B2C - la marque employeur est multi-usages, multi-cibles. L’arrivée de ce terme juste avant 2000 est aussi un signe fort : le marketing, ce n’est pas que pour vendre, c’est aussi corporate !
En 2011, Agnès Duroni précise dans sa thèse « De la marque employeur aux nouveaux enjeux RH » une définition de la marque employeur qui est particulièrement en ligne avec notre positionnement chez Teelt, également citée dans cet article de Parlons RH. La marque employeur est définie comme « la réunion de quatre dimensions : l’attractivité, la réputation, l’engagement des salariés, et la différenciation, que l’entreprise va partager avec son écosystème pour promouvoir la marque en tant qu’employeur ».
Certes, le tout premier enjeu est le recrutement, mais il s’agit de marketer ce qui fait l’entreprise, ses valeurs, sa culture, sa façon de fonctionner, ses process. C’est d’ailleurs dans cet esprit que nous avons conçu notre plateforme d’onboarding RH : Teelt est proposé en marque blanche, avec une interface personnalisable pour chaque type d’entreprise et chacun des postes à pourvoir. Parce qu’il est important qu’un parcours d’onboarding soit adapté à chaque entreprise.
Tout comme peut l’être une carrière, l’onboarding est conçu comme un parcours, étape par étape, en accompagnement avec un ou plusieurs référents.
Stratégies de marque employeur en 2024
- Création d'une expérience candidat cohérente
- Développement d'une communication employeur authentique
- Mise en place de programmes d'ambassadeurs
- Integration des réseaux sociaux dans la stratégie de marque employeur
L’onboarding comme outil d’anticipation pour gérer les dynamiques d’équipes
Chez Teelt, les parcours d’intégration sont conçus en étroite collaboration avec les services RH afin de garantir un ajustement au plus près des besoins, des questionnements, que ce soit de la part des collaborateurs, de l’encadrement, ou bien des nouveaux salariés. Les collaborateurs sont fortement invités à prendre part à l’intégration des nouveaux arrivants.
Un fois les candidatures reçues, s’engage alors un test concret de la marque employeur, côté RH. La difficulté réside moins dans l’intégration d’une personne que dans la capacité de l’équipe à accepter d’être remise en question, ou de travailler collaborativement. Ce sujet est d’autant plus central dans les entreprises du numérique par exemple, ou de la tech.
Afin d’éviter les conflits ou du moins d’anticiper leur résolution rapide, le rapport d’étonnement fait partie des outils qui permettent à chacun de s’exprimer librement, avec un regard neuf, à l’aide d’une procédure qui y est dédiée. Une façon explicite de donner la parole, tout en restant dans un cadre donné.
L’onboarding consiste à accompagner une nouvelle recrue, à l’encadrer, sans que cela ne soit trop contraignant ou limitant, afin que chacun - manager et nouvelle recrue - puisse être force de proposition et d’innovation. Il est important que toutes les équipes, opérationnelles autant que managériales, contribuent activement à la remise en question des méthodes de travail, qui ont pu être très efficaces jusqu’à présent, mais qui nécessitent peut-être des mises à jour régulières.
Depuis maintenant 4 ans, nous accompagnons des entreprises en France et à l’international dans le déploiement de leur stratégie d’intégration, et nous mettons à profit cette expérience afin que l’onboarding permette à la fois à la nouvelle recrue de se sentir intégrée, d’avoir un espace pour faire ses preuves durant sa période d’essai, mais aussi qu’elle ait un contact régulier avec l’équipe qui l’accueille.
Quelles innovations dans l'onboarding en 2024 ?
- Intelligence Artificielle et onboarding
- Chatbots d'assistance
- Personnalisation automatisée
- Analyse prédictive des besoins
- Réalité Virtuelle et Augmentée
- Visites virtuelles
- Formation immersive
- Simulation de situations professionnelles
- Gamification de l'onboarding
- Parcours ludiques
- Challenges d'intégration
- Systèmes de récompenses
Les bonnes pratiques de l'onboarding en 2024
Les étapes clés d'un onboarding réussi
1. Pré-onboarding
La phase de pré-onboarding est souvent négligée, pourtant elle est déterminante pour le succès de l'intégration. Elle commence dès la signature du contrat et s'étend jusqu'au premier jour du collaborateur. Durant cette période, l'entreprise doit maintenir un lien actif avec le futur employé.
La communication proactive est essentielle : envoi régulier d'informations sur l'entreprise, la culture, l'équipe, mais aussi des détails pratiques sur le premier jour. Cette phase permet de réduire l'anxiété du nouveau collaborateur et de maintenir son enthousiasme.
La préparation administrative doit être anticipée : documents contractuels, accès informatiques, matériel... Tout doit être prêt avant l'arrivée pour éviter les frustrations du premier jour.
Le premier contact avec l'équipe peut se faire via un message de bienvenue collectif ou une courte visioconférence informelle. Ces interactions précoces facilitent l'intégration sociale.
2. Premier jour
Le premier jour est crucial dans la perception que le nouveau collaborateur aura de l'entreprise. Un accueil personnalisé doit être organisé, avec un planning clair et un accompagnement dédié. Le manager direct joue un rôle central dans cette étape.
Le setup technique doit être parfaitement orchestré : poste de travail configuré, accès fonctionnels, présentation des outils. Rien n'est plus démotivant qu'un premier jour passé à attendre que "l'informatique fonctionne".
La présentation de l'équipe doit être structurée mais détendue. Un déjeuner d'équipe peut être organisé pour créer des liens dans un cadre plus informel.
3. Première semaine
La première semaine doit permettre au nouveau collaborateur de prendre ses marques tout en commençant à contribuer. La formation aux outils doit être progressive pour éviter la surcharge d'informations. Un plan de formation détaillé, avec des objectifs quotidiens clairs, aide à structurer cette phase.
Les rencontres clés avec les différentes parties prenantes doivent être planifiées stratégiquement. Chaque rencontre doit avoir un objectif précis et s'intégrer dans une logique d'apprentissage global.
La définition des objectifs initiaux permet de donner un cap clair tout en restant réaliste. Ces objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).
4. Premier mois
Le premier mois est crucial pour l'engagement à long terme du collaborateur. Des points de suivi réguliers doivent être organisés, idéalement hebdomadaires avec le manager direct et bimensuels avec les RH.
L'évaluation des besoins doit être continue. Il est important de créer un environnement où le nouveau collaborateur se sent à l'aise pour exprimer ses difficultés ou ses questions. Un système de parrainage peut être particulièrement efficace à ce stade.
Les ajustements du parcours doivent être possibles en fonction du feedback reçu. La flexibilité du processus d'onboarding est clé pour son succès.
5. Premiers 90 jours
Les 90 premiers jours représentent généralement la période probatoire. Le bilan d'intégration à ce stade doit être approfondi et couvrir tant les aspects techniques que relationnels.
La définition des objectifs long terme permet de projeter le collaborateur dans son avenir au sein de l'entreprise. Ces objectifs doivent être alignés avec les ambitions personnelles et les besoins de l'organisation.
Le plan de développement établi doit être concret et réalisable, avec des étapes clairement définies et des ressources identifiées.
FAQ sur l'onboarding RH
Quelle est la durée idéale d'un processus d'onboarding ?
La durée d'un programme d'onboarding varie considérablement selon plusieurs facteurs clés : postes opérationnels ou juniors, postes managériaux ou experts, postes de direction. Dans tous les cas, l'essentiel est d'adapter la durée aux besoins spécifiques :
- La culture de l'entreprise
- La complexité du poste
- L'expérience du candidat
- La taille de l'organisation
- Le secteur d'activité
Le plus important n'est pas tant la durée que la qualité du suivi et la progression régulière du collaborateur. Un onboarding réussi est celui qui permet au nouveau collaborateur d'être autonome et performant dans son poste, quelle que soit la durée nécessaire pour y parvenir.
Comment mesurer le ROI de l'onboarding ?
La mesure du ROI de l'onboarding doit prendre en compte des indicateurs tant quantitatifs que qualitatifs. Les principaux éléments à considérer sont :
- Le taux de rétention des nouveaux employés qui impacte directement les coûts de recrutement
- La vitesse d'acquisition des compétences qui influence la productivité
- Le niveau d'engagement mesurable par des enquêtes et le taux de participation aux activités
- Les coûts de recrutement évités grâce à une meilleure rétention
Quelles sont les erreurs courantes à éviter ?
L'expérience montre que certaines erreurs peuvent significativement impacter la qualité de l'onboarding :
- Le manque de structure dans le processus crée de la confusion et de l'inefficacité
- Une communication insuffisante peut générer de l'anxiété et des malentendus
- L'absence de suivi personnalisé risque de démotiver le nouveau collaborateur
- La surcharge d'informations peut paralyser l'apprentissage et l'intégration
Comment adapter l'onboarding au travail hybride ?
Le travail hybride nécessite une approche spécifique de l'onboarding, combinant le meilleur du présentiel et du distanciel :
- La mise en place d'outils digitaux adaptés doit faciliter la collaboration à distance
- L'organisation de moments d'échange doit alterner entre virtuel et présentiel
- La création de rituels d'équipe hybrides maintient la cohésion
- Une documentation accessible et claire devient encore plus cruciale
Conclusion
Vous l’aurez compris, l’onboarding est la réponse à une problématique RH récente mais néanmoins cruciale, et c’est pourquoi chez Teelt, nous optimisons notre solution d’onboarding afin de répondre à l’ensemble des problématiques de nos clients.
Les tendances futures de l'onboarding
- Personnalisation accrue grâce à l'IA
- Intégration plus poussée des outils collaboratifs
- Focus sur le bien-être et l'épanouissement
- Développement de l'apprentissage continu
Pour en savoir plus sur notre plateforme d'onboarding RH, contactez-nous pour une démo !
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