Flexoffice : comment continuer à créer du lien avec vos talents/équipes

Vous le savez si vous lisez notre blog, l’équipe Teelt observe et analyse pour vous les grandes tendances RH qui transforment peu à peu le monde du travail.

Plus que jamais, l’heure est à l’hybridation des usages : on déconstruit les habitudes pour aller vers un meilleur équilibre vie pro/vie perso.

C’est dans ce contexte que le flexoffice a fait son apparition.

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Mais qu’est-ce que c’est exactement, le flexoffice ?

Avec l’avènement du télétravail, les locaux des entreprises ont commencé à se sentir légèrement abandonnés…

Dans une étude datée de 2023*, Idet révèle que 58% des dirigeants interrogés ont profité de ce contexte pour repenser totalement leurs espaces de travail.

Et c’est ainsi qu’est né le flexoffice : fini les postes de travail attitrés, qu’ils soient en bureau individuel ou en espace partagé. L’entreprise propose désormais des espaces dédiés à la concentration, à la coopération ou à la socialisation à ses collaborateurs nomades.

Nouveau challenge pour les managers ! Comment tisser du lien AVEC et ENTRE les talents, quand on n’est ensemble que quelques jours par semaine ?

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- Faire équipe en flexoffice

Alors qu’il était anecdotique il y a encore 4 ans, difficile aujourd’hui d’éluder la question du télétravail.

Souvenez-vous : dans une étude datée de 2022, LinkedIn indiquait que 87% des salariés souhaitent être en télétravail - a minima - la moitié du temps.

Partant de là, si les moments de présence des équipes au bureau se font plus rares, comment les organiser au mieux pour que flexoffice et coopération marchent de pair ?

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- Dédier des espaces à la coopération

Du point de vue de l’expérience collaborateur, “venir au bureau” doit apporter quelque chose que le travail nomade ou à la maison ne permettent pas.

De la socialisation à la coopération, l’atout du “bureau”, c’est le collectif !

On vient sur site pour partager, échanger, avancer ensemble.

Le principe du flexoffice, c’est de substituer des espaces collectifs aux espaces individuels pour mieux compléter l’expérience de télétravail.

On oublie donc le bureau fermé ou l’open space et on les remplace par des espaces dédiées au différentes activités collectives de l’équipe : espaces de collaboration, de socialisation, de formation, de créativité, etc.

C’est ce qu’on appelle les « Activity-based workplaces » et le design de ces espaces de travail dépend bien sûr du secteur de l’entreprise et de ses besoins.

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- Optimiser le temps ensemble

Une fois les espaces déterminés, il revient aux managers de rendre l’expérience en présentiel la plus enrichissante possible.

Pour optimiser au mieux les temps collectifs, certaines organisations ont mis en place des chartes strictes : les réunions d’équipe ne doivent pas excéder 1 heure de temps, l’effectif est limité à 6 personnes et l’ordre du jour doit être posé et respecté.

Bien sûr, le cahier des charges peut varier d’une équipe à l’autre. Mais l’idée sous-jacente est de tirer le meilleur parti des moments “ensemble”.

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Flexoffice : loin des yeux mais près de ses talents

Quand on parle de flexoffice, on parle bien sûr du temps collectif, en présentiel, mais aussi du télétravail, en distanciel. L’un ne va pas sans l’autre.

Naviguant entre les deux réalités, les managers sont amenés à déployer des outils différents pour maintenir le lien avec leurs équipes.

Au-delà des outils, c’est tout leur management qui se voit transformé.

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- Management à distance, le challenge !

Dans un précédent article, on s’était prêté à l’exercice de constituer La Boîte à Outils du manager à distance.

C’est un véritable numéro d’équilibriste qui l’attend !

Il doit à la fois créer un espace de confiance tout en maintenant serrés les liens de cohésion au sein de son équipe.

Il doit être présent sans être intrusif mais aussi disponible, transparent et à l’écoute !

Concrètement, comment faire pour réussir cet exploit ?

Chez Teelt, on n’a pas de recette miracle mais notre expérience nous indique ceci : priorisez l’humain, déléguez tout ce qui peut l’être aux outils digitaux et déployez le plus de temps possible pour nourrir la relation de confiance que vous avez tissée avec vos talents.

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Les outils digitaux au service de “plus d’humain”

Si on peut vous partager une expérience, c’est bien celle-là : lorsqu’ils sont utilisés comme des moyens et non des fins en soi, les outils digitaux permettent réellement de privilégier les relations humaines au sein des équipes.

Chez Teelt, on utilise des outils collaboratifs comme Notion pour échanger avec les équipes nomades ou en remote.

Mais on a surtout développé notre propre plateforme RH pour connecter les talents, en particulier au moment de l’onboarding.

Même le teambuilding peut se faire à distance !

Retrouvez d’ailleurs notre TOP 5 des activités d’équipe à faire à distance.

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- Respecter les besoins de chacun en flexoffice

Vous avez raison, ce tableau idéal mérite d’être nuancé.

Le flexoffice a été pensé pour générer plus de bien-être au travail. Alors que se passe-t-il quand il ne convient pas (mais alors pas du tout) à vos talents ?

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- Soyez à l’écoute des équipes

Sur la plateforme Teelt, le rapport d’étonnement est l'une des fonctionnalités les plus plébiscitées.

Et ça ne nous étonne pas.

C’est un outil puissant pour améliorer l’expérience collaborateur.

Le talent est interrogé sur l’expérience qu’il vit et charge au manager ou aux RH d’en tenir compte et de mettre en place les évolutions souhaitées.

À ce titre, nous vous conseillons de sonder vos équipes sur la mise en place d’un flexoffice. Il se pourrait - par exemple - que vos talents ne goûtent pas au plaisir du bureau partagé (desk sharing) ou qu’ils aient besoin d’espaces de silence pour travailler.

Si votre organisation compte au moins 50 salariés, le Comité Social et Économique (CSE) sera un interlocuteur précieux pour mettre en place (ou pas) un flexoffice qui a du sens pour les collaborateurs.

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- Personnalisez l’expérience “au bureau”

Si vous optez pour le flexoffice, vos bureaux vont se départir de tous les effets personnels de vos collaborateurs.

Fini les photos de famille, les gadgets sentimentaux et autres cartes postales de vacances…

Vous allez plutôt privilégier les environnements de travail neutres et modulables.

Rien ne vous empêche cependant de créer des espaces personnalisables.

Au-delà des casiers individuels et sécurisés que l’on vous conseille de mettre en place, vous pouvez également proposer aux équipes de décorer des pans de mur dédiés.

Rien n’empêche non plus de conserver les sacro-saints mugs personnels ! Parmi tous les moments qui manquent le plus aux collaborateurs en télétravail, il y a… Les discussions à la machine à café !

Dans une étude Opinionway de Juin 2022**, 81% des personnes interrogées jugent la pause café indispensable sur le plan mental et 76% sur le plan physique. Ce temps permet pour 81% d’entre elles de mieux se connaître et contribue à la cohésion des équipes.

N’oubliez donc pas de prévoir un espace café !

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En conclusion, le flexoffice correspond a priori à la nouvelle organisation du travail souhaitée par les talents.

Plus agile, elle participe à une meilleure expérience collaborateur et privilégie l’équilibre vie pro/vie perso.

A priori.

Car si votre nouvelle organisation des espaces de travail ne va pas dans le sens de “+ d’humain” et d’une meilleure qualité de vie et des conditions de travail, alors vous passez sans doute à côté de votre but premier.

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‍LE TEEPS :

Garder le lien au sein des équipes semble être le défi lancé par le flexoffice.
Pour vous aider dans votre communication interne, TEELT a développé la fonctionnalité Connect qui permet de communiquer avec les collaborateurs via des campagnes e-mails et/ou SMS.
Grâce à ce module, vous pouvez faire parvenir aux équipes ou à des talents ciblés, le programme de la semaine et les dernières actualités du bureau.

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