Le préboarding : faites de l’ « avant » un atout pour l’ « après »

Non.

Le préboarding, c’est la phase entre la signature d’une promesse d’embauche et la prise de poste. Et cette étape est cruciale !

C’est là que s’achève l’expérience candidat et que commence réellement l’expérience collaborateur.

Dans un recrutement, c’est sans doute le maillon que les entreprises investissent le moins. À tort !

Car ce qui se joue entre l’entretien d’embauche et le premier jour du candidat est déterminant pour la suite.

À l’origine de cet article : un échange informel avec notre partenaire ENOA RH sur les bonnes pratiques liées au préboarding.

Les clefs que nous a livrées Elsa Sibé-Brager, co-fondatrice et directrice associée, nous ont semblé tellement pertinentes qu’on lui a proposé de les partager avec vous.

ENOA RH met en œuvre ses valeurs - agilité, engagement, énergie, plaisir et bienveillance - au cœur de trois métiers : le recrutement, le conseil et l’événementiel RH.
Leurs clients sont des grands groupes, tous secteurs, mais aussi des agences de communication et des startups de l'écosystème digital/tech.Depuis 10 ans, ce « business partner » est en première ligne sur les enjeux de recrutement.

Voici les conseils qu’ENOA RH donne à celles et ceux qui voudraient réussir leur préboarding :

Le préboarding : au plus près des émotions

Elsa Sibé-Brager :

"Dans le recrutement comme dans l’intégration, on préconise de personnaliser un maximum l’expérience.

Cela se passe, dés le process de recrutement, par une présentation très claire du poste, de l’entreprise qui recrute et des enjeux à relever. Mais aussi par une compréhension précise des attentes du candidat.

Chez ENOA RH, nous avons une forte expertise sur les métiers de la Communication/Digital/Marketing et sur les métiers des Ressources Humaines. Ce sont des métiers que nous avons nous mêmes exercé dans le passé ! Cela fait toute la différence : nous parlons le même langage que nos candidats.

Pour le préboarding, c’est pareil. Il faut se mettre à la place du candidat. Une fois le challenge accepté, il y a en effet très souvent un laps de temps avant d’intégrer la nouvelle entreprise, période qui peut aller jusqu’à parfois 3 mois ! Il est important de comprendre ce qui se joue pendant cette période d’attente et d’être toujours présent.

La bienveillance - c’est très galvaudé aujourd’hui - mais cela prend ici tout son sens !

Il y a beaucoup de moments dans un process de recrutement et dans le préboarding où on peut être bienveillant envers un candidat : en lui donnant de la visibilité, en étant transparent dans les échanges, en l’accompagnant le plus possible, avec une vraie force dans les attentions.

On dit d’ailleurs très souvent à nos clients qu’un recrutement réussi est une somme de beaucoup de détails, qui ont tous leur importance."

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CONSEIL #1 RECONNAÎTRE LES ÉMOTIONS

Bien sûr que les jours, les semaines voire les mois qui précèdent une prise de poste sont générateurs de stress, même pour des seniors ! « On sait ce qu’on perd, pas ce que l’on retrouve ». Intégrer une nouvelle organisation, c’est parfois un grand bouleversement à l’échelle personnelle.

« Partez du principe que le candidat, même s’il est convaincu qu’il doit venir chez vous et qu’il est ravi, va rentrer dans une période où il a encore un pied dans son ancienne boîte. C’est une période souvent compliquée à gérer émotionnellement.

Selon nous, un manager qui en a conscience et qui participe à réduire l’appréhension a tout compris. C’est un véritable atout. »

En mettant en œuvre des actions concrètes en ce sens, il montre au talent qu’il est considéré et attendu. Il commence alors à tisser la relation de respect et de bienveillance nécessaire à toute bonne collaboration.

Concrètement, que peut-on faire ?

• TRANSPARENCE : Des retours clairs et dans les temps après les entretiens ;
• ANTICIPATION : Des informations distillées en amont sur la plateforme Teelt pour préparer l’arrivée ;
• ÉCOUTE : Des temps d’échange pour répondre aux questions éventuelles.

N’hésitez pas à missionner un « buddy » pour cela, un collègue volontaire pour faciliter l’intégration du nouvel arrivant.

La raison pour laquelle les organisations délaissent le préboarding tient essentiellement à une variable de temps.

Pourtant, les récentes études sur la productivité tendent à prouver que le temps investi en amont de la prise de poste est loin d’être perdu : commencer le processus d'intégration avant le premier jour de travail catalyse l’adaptation et donc la productivité du nouveau venu.

Le préboarding : une opportunité pour votre marque employeur

Avec l’avènement de la RSE, nombreuses sont les entreprises qui revendiquent des valeurs humanistes.

Avoir des valeurs, c’est bien, les mettre en œuvre, c’est mieux !

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CONSEIL #2 INCARNER SES VALEURS

Elsa Sibé-Brager :

« Le préboarding, c’est vraiment l’occasion de montrer que toutes les valeurs qu’on a évoquées pendant l’entretien d’embauche sont réelles..

Vous êtes soucieux du bien-être de vos collaborateurs ? Prouvez-le en mettant en place des actions concrètes.

Vous prônez la cohésion d’équipe, l’entraide, la convivialité ? Pourquoi ne pas organiser un déjeuner avec le nouvel arrivant en amont de son premier jour ?

Cette initiative sera également bénéfique pour les équipes en place. Après tout, elles peuvent, elles aussi, appréhender l’arrivée d’un nouveau venu !

Alignez vos actions sur vos valeurs et musclez ainsi votre marque employeur. »

3 bonnes raisons de le faire :

• RASSURER le candidat dans son choix de rejoindre l’entreprise ;
• EMBARQUER le collaborateur dans un projet qui a du sens ;
• ATTIRER des talents en montrant sa cohérence et son engagement.

En 2018, ils étaient 20% à souhaiter quitter leur nouvel emploi - dès le premier jour ! - en raison d’un accueil en décalage avec ce qui était attendu de l’entreprise - en termes d’humain notamment (Source : Easyrecrue).

Il est donc essentiel que l’entreprise incarne les valeurs qu’elle prône très tôt dans les échanges et que les candidats qui la rejoignent se sentent alignés avec celles-ci.

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Le préboarding : plaisir d’offrir, joie de recevoir

Anticiper, organiser, mettre en œuvre : la structuration de son préboarding demande bien sûr du sérieux et de la rigueur. Des solutions digitales comme Teelt peuvent vous permettre de digitaliser et d’automatiser certaines tâches spécifiques comme la transmission d’informations-ressources ou les demandes de feed-backs.

Pour le cabinet ENOA RH, ce travail de fond est essentiel. Toutefois, Elsa Brager-Sibé et son équipe invitent les recruteurs à semer, au cœur de leur démarche, quelques touches informelles qui enrichiront la relation.

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CONSEIL #3 LA FORCE DES ATTENTIONS

Elsa Sibé-Brager :

« Il n’y a pas de « petites » attentions. Ce qui est sûr, c’est que les attentions sincères font toujours un grand effet !

Envoyer un mail, un message, des goodies d’entreprise en amont de l’arrivée, proposer un déjeuner, informer des dernières actus de l'entreprise  : toutes ces actions témoignent de votre envie d’accueillir le talent.

Pourquoi attendre le premier jour pour accueillir un collaborateur ? Il est très attendu par l’équipe. Faites-lui savoir ! »

3 attentions qui font la différence - à faire avant le 1er jour :

• Envoyer au candidat son mug ou son cahier personnalisé
• L’inviter à déjeuner avec son équipe et faire les présentations
• Afficher sa date d’arrivée au bureau

Il suffit de peu pour démarrer l’onboarding et entretenir la motivation du candidat.

Vous l’avez peut-être vécu : il arrive qu’un candidat recruté abandonne avant son premier jour (1 candidat sur 5 ). Sans vous en prémunir totalement, un préboarding actif vous évitera sans doute cette déconvenue…

En conclusion

Le préboarding est un levier de réassurance, tant pour les candidats que pour les recruteurs.

C’est une belle carte à jouer dans un contexte de recrutement particulièrement tendu et concurrentiel.

“Un pré-boarding réussi renforce la marque employeur de l’entreprise qui recrute. L’histoire et les valeurs de l’entreprise qui ont été transmises pendant le process de recrutement doivent vivre pendant l’intégration. Le candidat doit continuer de se projeter et témoigner de cette promesse”

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NOTRE TEEPS

Le préboarding, c’est un moyen d’anticiper l’onboarding et de gagner du temps. C’est aussi un jalon important dans la construction d’une relation de travail épanouissante.
Digitalisez tout ce qui a une faible valeur ajoutée humaine pour vous concentrer sur l’essentiel et n’oubliez surtout pas la force des attentions !

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