Onboarding RH : 3 bonnes pratiques pour garantir une première semaine inoubliable

Les équipes RH et les managers ont une semaine chrono pour mettre en place des conditions optimales de travail, pour initier le ou la nouvelle venue à la culture d’entreprise et surtout, pour lui donner envie de s’engager à leurs côtés, sur le long terme.

Pour vous aider à mettre en œuvre une première semaine exemplaire, nous avons listé ici toutes les bonnes pratiques d’onboarding que l’on a testées et approuvées. N’hésitez pas à nous partager les vôtres. 

BONNE PRATIQUE #1 : PRÉPARER LE TERRAIN

Comme nous l'évoquions dans notre article sur le préboarding, l’intégration commence dès l’entretien d’embauche. 

Pour que la première semaine soit réussie, il vous faudra la préparer bien en amont. 

1. Établissez la communication 

Gardez en tête que l’un des objectifs de l’onboarding est de réduire le stress du premier jour. À ce titre, nous vous conseillons de communiquer avec votre talent durant la période qui sépare son embauche de son arrivée sur site. 

Vous pouvez par exemple lui adresser des messages - par mail ou via une plateforme d’onboarding (nous avons une solution 😉) - pour lui souhaiter la bienvenue, lui fournir des informations pratiques ou le programme de la première semaine. 

Cette anticipation le rassurera sur votre professionnalisme et lui prouvera qu’il est bien attendu.

2. Préparez le poste de travail

La préparation du poste de travail avant le jour J est une étape incontournable de l’onboarding. 

Avouez qu’arriver sur un espace de travail accueillant et fonctionnel est une attente bien légitime de la part des nouveaux talents. 

Veillez donc à ce que le matériel et les accès soient prêts à être utilisés et que la prise en main des outils puisse se faire dès le premier jour de l’intégration. 

3. Impliquez l’équipe

Impliquer l’équipe dès le début de l’onboarding est essentiel pour créer un sentiment d’appartenance. C’est la clef pour une intégration fluide et rapide. 

Si vous lisez le blog, vous savez que nous sommes de grands défenseurs des “buddies”, ces collègues volontaires ou désignés pour servir de guide aux nouveaux venus. 

Par ailleurs, n’hésitez pas à organiser un déjeuner ou une activité d’équipe pour briser la glace entre nouveaux collègues. 

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BONNE PRATIQUE #2 : PLANIFIER LA PREMIÈRE SEMAINE

Vous connaissez certainement cette expression qui dit “la première impression est toujours la bonne” ? 

Eh bien, en matière d’onboarding, c’est un peu pareil… 

Pour réussir votre onboarding, voici 3 missions à glisser dans votre to-do-list. 

1. Organisez une semaine rythmée et attractive

Pour faire de la première semaine une rampe de lancement efficace, vous pouvez élaborer à l’avance un agenda bien structuré alternant des visites, des rencontres, des temps informels et des petits points de formation ou de coordination. 

Ce programme vous permettra de transmettre toutes les clefs essentielles au talent. 

N’hésitez pas à lui faire passer ce planning à l’avance, pour le rassurer sur cette première semaine et pour lui montrer le soin que vous apportez à son intégration. 

2. Incarnez la culture d’entreprise

La sensibilisation à la culture d’entreprise dès la première semaine est un pilier d’un onboarding réussi. 

À chaque temps fort de la première semaine, le talent doit être initié aux valeurs, à la vision et aux comportements attendus. 

La culture d’entreprise doit être incarnée à chaque étape du parcours d’intégration pour assurer une véritable immersion.

3. Proposez un rapport d’étonnement

Le feedback est essentiel pour ajuster le processus d’onboarding en temps réel. 

Organisez des points réguliers pour évaluer le ressenti du nouvel employé sur sa première semaine d'intégration. 

Ce feedback permet de s’assurer que l’intégration se déroule bien et que le collaborateur se sent soutenu tout au long de son parcours d’intégration.

Sur la plateforme Teelt, nous mettons à disposition un rapport d’étonnement. C’est, selon nous, un bon moyen de sonder le nouvel arrivant. 

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BONNE PRATIQUE #3 : POURSUIVRE SES EFFORTS DANS LE TEMPS

Eh oui, imaginez que tous les efforts soient concentrés sur une seule semaine et puis le lundi suivant, plus rien. 

La déception risque d’être à la hauteur de l’enthousiasme et d’avoir des effets délétères.

La première semaine sera d’autant plus réussie qu’elle s’inscrira dans la continuité. 

1. Restez authentique 

N’en faites pas des tonnes. Soyez juste alignés avec votre culture d’entreprise. 

Inutile de vendre du rêve lors de la première semaine, l’idée est simplement d’accueillir le nouveau venu et de lui donner tous les outils dont il a besoin pour travailler dans de bonnes conditions. 

Durant les semaines à venir, continuez d’être disponible et en soutien. Il se pourrait que certains collaborateurs aient besoin d’un peu plus de temps pour s’intégrer. 

2. Soyez à l’écoute des feedbacks 

Le suivi après la première semaine est crucial pour maintenir la dynamique d'intégration. 

Planifiez des sessions de suivi (à un mois, trois mois et six mois, par exemple) pour continuer à soutenir le collaborateur dans son parcours d’onboarding. 

Ce suivi permet de confirmer que l’intégration se fait sans accroc et que le collaborateur est épanoui dans son poste.

3. Et un jour… Proposez au talent de devenir “buddy” à son tour

Quelle meilleure preuve de son intégration que de proposer au nouvel arrivant d’hier de guider la nouvelle recrue de demain ? 

En devenant “parrain”, votre collaborateur se sentira plus que jamais impliqué dans la dynamique d’équipe. 

Et s’il a été bien accueilli à son arrivée, il y a des chances qu’il soit un bon hôte, à son tour. 

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Un onboarding efficace, avec une première semaine bien planifiée, est essentiel pour garantir une intégration réussie. 

En investissant dans une préparation soignée, un accueil chaleureux et un parcours d’intégration continu, vous gagnez des points sur la satisfaction et la fidélisation de vos nouveaux talents. 

N'oubliez pas que l'onboarding donne le “la” d’une collaboration réussie. À vous de bien mettre en musique la première semaine pour trouver l’harmonie.

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NOTRE TEEPS 

Objectif “première semaine de rêve” enclenché ! 
Amis RH & Managers, à vous de cocher tous les points de la checklist : 
✔️ Activer le badge
✔️ Créer l’adresse mail 
✔️ Installer le matériel de travail
✔️ Bien apprendre son prénom (ne rigolez pas, ça arrive plus souvent que vous ne le pensez) 

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Pour vous aider dans votre mission, n’hésitez pas à faire appel à Teelt. 

La plateforme vous accompagne dans le suivi de votre to-do-list !

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